O que sua empresa precisa saber (e fazer) para se adaptar ao SPED.
Fonte: equipe técnica WK Sistemas

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Conhecer o
projeto

Para se adequar ao processo é fundamental conhecer o projeto, seus aspectos técnicos e legais. O SPED foi instituído pelo Decreto n. 6.022, de 22 de janeiro de 2007, faz parte do Programa de Aceleração do Crescimento do Governo Federal (PAC 2007-2010) e constitui-se em mais um avanço na informatização da relação entre o fisco e os contribuintes.

De modo geral, consiste na modernização da sistemática atual do cumprimento das obrigações acessórias (livros contábeis, fiscais e notas fiscais) transmitidas pelos contribuintes às administrações tributárias e aos órgãos fiscalizadores.

Mais informações sobre o projeto podem ser obtidas diretamente no site do SPED: www1.receita.fazenda.gov.br.

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Conhecer o
objetivo

De forma geral, o SPED tem por objetivo disponibilizar uma maior integração dos fiscos em todas as suas esferas, pois as informações digitais poderão ser facilmente compartilhadas e o seu acesso poderá ser feito de forma muito mais ágil. Outro objetivo do SPED é a racionalização e simplificação das obrigações acessórias, uma vez que atualmente cada um dos entes federativos acaba por criar suas próprias formas de fiscalizar as atividades dos contribuintes, ocasionando assim, multiplicidades de rotinas de trabalhos e muita burocracia e, conseqüentemente, tornando o custo para o cumprimento de obrigações tributárias muito alto.

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Estar atento aos
prazos

O projeto SPED é composto por três grandes esferas: ECD (Escrituração Contábil Digital), EFD (Escrituração Fiscal Digital) e NF-e (Nota Fiscal Eletrônica). Cada uma destas esferas possui prazos de obrigatoriedade diferentes. Enquanto que a EFD teve seu prazo de entrega prorrogado para setembro de 2009, a ECD mantém sua obrigatoriedade para junho de 2009. Já para a NF-e, a obrigatoriedade acontece por ramos de atividades. Para setembro deste ano, são esperados mais de 53 novos ramos, com quantidade estimada para mais de 40.000 contribuintes.

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Saber se está
obrigado

Para não tomar sustos ou ser pego de surpresa, é de suma importância saber se sua empresa está obrigada à geração dos arquivos digitais em uma ou mais esferas do projeto SPED:

ECD: inicialmente todas as empresas do Lucro Real estão obrigadas a enviar o arquivo eletrônico com as informações de seus livros contábeis.

EFD: cada estado tem divulgado em seus portais a lista das empresas obrigadas a enviar o arquivo eletrônico com as informações fiscais em setembro deste ano.

NF-e: a obrigatoriedade acontece através de ramos de negócio, divulgados através do portal da NF-e: www.nfe.fazenda.gov.br.

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Conhecer os
riscos

Muitas são as implicações legais para as empresas que não se adaptarem ou não cumprirem as obrigações impostas pelo SPED. As penalidades vão desde multas pela não apresentação de arquivos, até a impossibilidade de emitir notas fiscais de vendas, por exemplo.

Além disso, quem não se adaptar às condições do SPED estará incorrendo na violação da Lei 8.137/90, que disciplina os crimes contra a ordem tributária. A não utilização das normas definidas pelo SPED está relacionada ao Art. 1 desta Lei, que considera crime "elaborar, distribuir, fornecer, emitir ou utilizar documento que saiba ou devia saber falso ou inexato".

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Conhecer os
benefícios

O SPED prevê benefícios para os contribuintes. Além da simplificação e desburocratização das obrigações acessórias, o uso do SPED permite às empresas a eliminação do uso de papel e a diminuição de despesas com armazenamento físico de arquivos e estimula o comércio B2B (Business to Business) envolvendo a troca eletrônica de arquivos entre empresas, prática cada vez mais comum no mercado. Também haverá aumento da competitividade entre as empresas, com a diminuição da concorrência desleal.

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Revisar os
procedimentos
da empresa

Um dos maiores problemas enfrentados pelas empresas é a inobservância de práticas de informatização e organização de suas informações fiscais e contábeis. Desta forma, faz-se necessário que a empresa reveja como andam seus processos de escrituração das informações e se as operações estão claras e objetivas, a fim de que a geração dos arquivos seja feita sem grandes "traumas" à empresa. O contador pode, inclusive, instruir a empresa quanto aos corretos procedimentos a serem adotados.

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Verificar dados
do sistema

O SPED solicita uma gama imensa e detalhada de informações digitais. Desta forma, todos os cadastros do sistema do contribuinte como o de clientes, por exemplo, deve estar com todas as informações (como CNPJ e Inscrição Estadual) corretas e, mais importante, válidas, pois estas serão alvo de análise por parte da Receita Federal. Além disso, a NF-e é enviada à Receita a cada operação, sendo que qualquer irregularidade implicará no impedimento da operação comercial.

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Dispor dos
recursos
necessários

É imprescindível, e previsto por lei, que o contribuinte deve dispor de uma série de recursos que permita gerar as informações eletrônicas solicitados pelo Fisco.

Um ERP estruturado e integrado, que tenha todas as informações contábeis e fiscais muito bem planejadas, certificação digital adequada, excelente conexão com a Internet e boa estrutura de informática são requisitos fundamentais para se adaptar a nova realidade eletrônica tributária.

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Implantar com
antecedência

Muitas empresas, por falta de conhecimento sobre o projeto e sua complexidade, tem deixado para a última hora os trabalhos necessários à adaptação e capacitação para o SPED. A avaliação dos impactos, aquisição das ferramentas necessárias, análise das informações necessárias, testes e validação é um processo que pode levar até dois meses para ser concluído. Sendo assim, estar atento aos prazos antecipando-se a obrigatoriedade é fundamental às organizações que não desejam encarar o leão da Receita Federal de frente.